L'actus
du Pro Bono
Le reverse mentoring, qu'est-ce que c'est ? Témoignage
A l'heure de la crise sanitaire, le lien intergénérationnel est essentiel. Cela nous rappelle que nous avons beaucoup à nous apporter entre générations, dans un sens comme dans l'autre. Témoignage sur la pratique du "reverse mentoring" en entreprise.
Pro Bono Lab
19 janv. 2021
Héloïse travaille dans un cabinet de notaires à Roubaix. Pour développer les pratiques numériques au sein du cabinet, elle a été amenée à mettre en place de nouveaux outils puis transmettre ses compétences digitales à ses aînés pour qu'ils se les approprient.
Qui êtes-vous ?
Je m’appelle Héloïse, je suis née en 1991, au début de l’air des ordinateurs et avant l’entrée de l’internet dans les foyers. A l’époque où le minitel était le seul outil permettant de faire du traitement de texte et où téléphoner et surfer sur le web étaient incompatibles. Je ne parle ni du débit ni du coût de l’internet. Dans ces années-là, c’était plus cher que le forfait pro illimité international de chez Orange et plus lent que le EDGE.
Dans quelle structure travaillez-vous ?
Je ne travaille pas dans le numérique et pourtant il m’est indispensable. J’ai été formée à l’un des métiers les plus vieux du monde…notaire. A première vue, ce n’est pas là où le digital est le plus intégré et pourtant sans internet, sans réseau sécurisé, sans logiciel, sans ordinateur, je ne pourrai pas exercer mon métier. La profession a pris un véritable tournant il y a quelques années pour développer l’ensemble des canaux numériques et proposer une signature numérique des actes évitant les longs rendez-vous fastidieux de signature page par page des contrats. Les visio-conférences sont entrées dans la pratique quotidienne de notre métier et c’est d’autant plus vrai qu’au moment où je rédige ces quelques lignes, la France est en confinement et voit l’avènement du télétravail de masse pour les métiers de bureau comme le mien.
La structure dans laquelle je travaille est relativement importante à l’échelle du notariat. Dix associés emploient 70 personnes. Plusieurs services sont interdépendants et ne peuvent fonctionner l’un sans l’autre, la comptabilité, les formalités, les rédacteurs, les archives. L’efficacité et la fluidité de chacun dépend du numérique. Il est notre principal canal d’organisation et de communication.
En ce qui me concerne plus particulièrement, en qualité de notaire, le numérique est un support précieux. L’efficacité de mon métier ne se résume plus qu’aux seules compétences juridiques. Pour performer, il faut savoir se servir de tous les outils que le numérique met à notre disposition. Même si le cœur de mon travail reste et restera quoi qu’il arrive le conseil, les outils digitaux leurs apportent une plus-value.
Qu’est-ce que le reverse mentoring selon vous ?
Un partage des compétences et de connaissances inversé.
Est-il développé au sein de votre structure ?
Dans le notariat, le partage des compétences et connaissances est très souvent du haut vers le bas, du plus expérimenté au plus jeune. Cela s’explique facilement car c’est un métier d’expérience. Huit années d’études ne suffisent pas pour appréhender toute la complexité du métier de notaire qui est à la fois un généraliste et un spécialiste du droit. De cette façon, la profession est très codifiée et l’apprentissage passe par le mimétisme.
Le seul domaine où les codes sont bouleversés c’est celui du reverse mentoring. Dire qu’il est développé dans mon entreprise ne serait pas tout à fait honnête. Ce n’est pas un domaine qui a été institutionnalisé. Il n’existe pas de réunion ayant pour thème la formation numérique. C’est au quotidien qu’il se déploie, comme un service rendu à ceux qui savent le moins appréhender les outils numériques.
Dans quelles conditions l’avez-vous pratiqué ?
A la question, sais-tu comment… peux-tu me dire pourquoi…, où peut-on, c’est souvent que l’on m’interroge et c’est sans jamais trop réfléchir au concept de reverse mentoring que je réponds. Pour moi et ce sera encore plus vrai pour les générations suivantes, le numérique n’est pas une compétence particulière, c’est une évidence. Ça me fait toujours sourire quand je vois que sur son CV, un candidat né dans les années 90, a tenu à préciser qu’il s’avait utiliser WORD ou EXCEL. C’est comme dire qu’il sait allumer la télévision ou faire marcher le micro-ondes.
Ce qui est vrai pour moi ne l’est cependant pas pour tous. Après quelques années d’expérience, je me suis rends compte qu’au quotidien, WORD, EXCEL et les trucs et astuces pour maximiser le zéro papier ne sont pas si évident que ça à utiliser pour mes collègues de quelques années de plus. J’ai remarqué qu’ils rechignaient non pas par manque d’envie mais plutôt par manque de connaissance et donc par crainte de perdre du temps.
Souvent, ils me répondaient que j’étais jeune et que pour moi c’était facile…
Quand j’ai décidé de faire du zéro papier et de ne travailler exclusivement que de manière informatisée, je suis passée pour une kamikaze. L’idée de ne plus voir de dossiers entreposés un peu partout ou d’archives ne leurs étaient même pas venue à l’esprit. Souvent, ils me répondaient que j’étais jeune et que pour moi c’était facile. Au fur et à mesure, voyant la fluidité que cela engendrait, beaucoup sont venus me demander des conseils, à commercer par mon patron. Les mentalités ont évolué en quelques mois. Plutôt que de relire les contrats sur papier, de les corriger au stylo, de les réimprimer pour les relire… il a été décidé d’installer deux écrans à tous pour faciliter la relecture et la correction des actes. Les échanges entre les services ont peu à peu été entièrement dématérialisés. A ce moment-là, les rôles étaient inversés et malgré ce que j’imaginais, ce n’est pas aussi facile d’expliquer à une personne qui n’a pas l’habitude les manipulations que l’on fait presque par automatisme.
Comment a-t-il été accueilli par votre supérieur hiérarchique ?
Pour ne rien cacher, au début, je continuais à imprimer les contrats que je rédigeais pour que mon patron puisse les relire sur du papier. Même si les dossiers étaient entièrement dématérialisés, il continuait d’exiger une version papier des dossiers pour les rendez-vous chez les confrères à l’extérieur. Peut-être par habitude ou par peur de croire qu’en arrivant les « mains vides » les clients allaient penser qu’on n’avait pas travailler. Peu à peu ça a évolué. Notre service travaille avec beaucoup de professionnels dont les équipes de juristes rajeunissaient avec le temps. Nos clients se présentaient en rendez-vous avec leurs tablettes et ordinateurs portables. Le papier devenait has been. Je crois que la volonté de mon patron de vouloir véhiculer une image moderne, dynamique et dans « le coup » l’a fait passer un cap. A partir du moment où ‘il a eu le déclic, c’est lui qui cherchait à convaincre tout le monde. Plus rapide, plus mobile, moins cher et plus écologique. Il n’en fallait pas plus pour qu’il pousse toute l’équipe à prendre le virage du tout numérique.
A-t-il modifié votre rapport à la hiérarchie ?
Les rapports hiérarchiques n’ont pas changé et ça me semble normal. Je partage mes connaissances pour faire évoluer la pratique de mon métier mais le cœur de mon travail reste inchangé et dans ce domaine, ce sont les plus expérimentés qui m’apprennent et qui sont donc hiérarchiquement supérieurs.
Quels ont été les avantages et inconvénients ?
A l’heure du confinement, c’est un avantage indéniable. Toute mon équipe désormais convertie au digital peut continuer à travailler. On peut rester en contact sans que ce ne soit compliqué pour personne. J’imagine que c’est parce qu’en amont il y a eu du temps qui a été consacré par les plus jeunes à expliquer, le « pourquoi, comment et où faire » sur l’ordinateur. Avec mon assistante, on est 100% digital, l’avantage c’est la fluidité, la facilité que l’on a à échanger les informations.
Aujourd’hui je suis celle qui donne les conseils mais demain ce seront les plus jeunes qui m’expliqueront comment faire [….] le numérique est un outil formidable si on ne cesse de s’y adapter pour le comprendre.
Je ne vois pas d’inconvénient au reverse mentoring, sauf pour ceux qui rechignent à accepter les conseils de plus jeunes, mais pour cela je crois que le problème est sur un tout autre versant. Sans que ce soit un inconvénient, il me semble que le reverse mentoring est un partage de connaissances permanent. Aujourd’hui je suis celle qui donne les conseils mais demain ce seront les plus jeunes qui m’expliqueront comment écrire mes actes grâce au codage ou comment crypter les données des immeubles ou des clients pour les protéger.
Le numérique est un outil formidable si on ne cesse de s’y adapter pour le comprendre sinon ça devient du chinois.
Quel est votre conseil pour cela se passe bien ?
Faire preuve de patience et d’humilité et garder en tête qu’un jour, un plus jeune viendra nous donner les clés des nouveaux outils digitaux dont lui seul a les codes.
