L'actus
du Pro Bono
Points de vue des associations et des mécènes sur l'AAP financier & recommandations à co-porter
Réalités de l'AAP financier, points forts, bonnes pratiques et points d'améliorations coté mécènes ET côté associations !
Manon Philippe
15 juin 2021
Cet article est le deuxième d'une série de trois articles. Par ici pour lire le premier et ici pour lire le troisième.
L'appel à projet (AAP) est un outil privilégié par certaines entreprises. Avant de réfléchir aux points forts, bonnes pratiques et points d'amélioration, autant côté mécènes que côté entreprises, il nous semblait important que les associations participantes puissent partager ce que signifie "candidater à des appels à projets" pour leurs associations. Voici quelques points clés des témoignages de Dulala, Entourage et Wake up Café :
. Les associations répondent à un nombre impressionnant d’AAP chaque année : entre 22 à 82 dossiers envoyés par les associations présentes, l’une d’elles ayant doublé ses candidatures en raison de l’impact de la crise sur sa levée de fonds. Soit une moyenne 2 à 7 candidatures par mois ! De l’aveu même d’une participante, « il est vrai qu'en tant qu'entreprise, on ne se rend pas compte du nombre d'appels à projets auxquels vous répondez... ».
. Le « taux de réussite » qui oscillait en 2020 entre 55% à 69% pour les 3 associations témoins, l’une d’elle étant passée de 88% en 2019 à 55% en 2020 en raison de la crise sanitaire et économique.
. Sans surprise, répondre à un AAP prend vraiment du temps, au minimum une demi-journée de travail à plusieurs jours, voire un mois pour un « gros » AAP*. Les différentes étapes : identifier l’AAP, lire son cahier des charges, formaliser les éléments de langage, identifier le « bon » projet à présenter, répondre au formulaire, établir un budget, rechercher des co-financements... ne sont pas compressibles ;
. Elles bénéficient et sont à la recherche de partenariats à 360°, long-terme, avec les entreprises.
Les échanges des différents ateliers organisés se sont ensuite concentrés sur la question "Comment faire mieux, ensemble ?". Nous avons noté quelques points forts, bonnes pratiques et axes d'amélioration partagés par les participants, côté mécènes comme associations. Des échanges constructifs et... instructifs !
Points forts de l’AAP financier selon les mécènes
. Découvrir des projets innovants sur un territoire donné, grâce à des critères précis, et dans un temps record. +++
. Pouvoir impliquer des parties prenantes internes (gouvernance, comex, RSE, communication, équipe projet dédiée, collaborateur.rices…) et externes (partenaires du territoire…) aux actions de RSE.
. Communiquer en interne et externe sur l’engagement de leur structure.
. Accroitre sa notoriété auprès des porteur.euses de projet.
. Renforcer la crédibilité de sa structure en tant que mécène.
. Créer des synergies entre les projets qui adressent un même besoin sur le territoire (l’effet « promotion »).
Dans le cadre d’un AAP interne (où ce sont les salarié.es qui peuvent soumettre des projets afin que leur entreprise les soutienne) : fédérer, animer et fidéliser une communauté de collaborateur.rices engagé.es qui participent à l’identification de projets.
Points forts de l’AAP financier selon les associations
. Il offre un cadre structurant pour formaliser de façon claire et synthétique un projet de A à Z,ce qui est d’autant plus utile pour les jeunes associations (« l'AAP comme "crash test" d'un projet »). +++
. Découvrir de nouveaux partenaires privés et associatifs.
. Offrir un cas pratique de gestion de projet comprenant une partie évaluation.
. Les AAP récurrents favorisent l'interconnaissance entre mécène/association et facilitent la création d’une relation durable.
Bonnes pratiques à l’attention des mécènes
. Indiquer clairement le montant de la dotation+++.
. Avoir un cahier des charges / de critères clairs +++.
. Mentionner le contact d’une personne référente (et non une adresse générique) +++.
. Découper son AAP en plusieurs étapes de pré-sélection claires, et apporter une réponse transparente à chaque palier, ce qui permet de juguler l'effort fourni par les associations notamment lorsque l'AAP est énorme (ex : demande de certains documents seulement aux candidats finalistes). Cela permet à celles-ci de ne pas se voir refuser leur candidature après avoir déjà fourni beaucoup d’efforts +++
. Prendre le temps de faire un retour motivé aux associations lauréates et non lauréates, leur permettant d’améliorer leurs candidatures et de faire gagner du temps à tout le monde (mécènes et mécénés).
. Faire profiter de sa connaissance de l’écosystème du mécénat aux associations en les redirigeant vers d’autres mécènes (sans forcément entrer dans une mise en relation directe).
. Envoyer des mails aux associations candidates des AAP passés lorsque s’ouvrent leurs nouveaux AAP.
Bonnes pratiques à l’attention des associations
· Nouer un contact avec la structure mécène avant de se lancer dans tout AAP afin de mieux connaitre ses enjeux, pouvoir lui présenter la mission de l’association et répondre à ses questions. Cela aurait d’ailleurs une incidence positive sur le taux de réussite pour sa candidature ! +++
· Rationaliser l’effort et le temps passés avec le taux de succès et le montant de l’AAP. Un exemple : découper un « gros » appel à projets en plusieurs parties qui pourraient être reprises dans des AAP plus modestes. +++
· Savoir ne PAS répondre à un appel à projet si le ratio entre le temps passé à le renseigner, le montant de la dotation financière et le reporting est déséquilibré.
· Répondre aux attentes du financeur et adapter le cas échéant son « jargon ». Contrairement à ce que pensent certains mécènes, les "copier-coller" sont très rarement possibles. +++
· Échanger avec les associations déjà lauréates de l’AAP auquel on ambitionne de candidater.
· Relire à plusieurs la candidature mais éviter de l’écrire à plusieurs.
· Demander un retour aux financeurs dans un souci d’amélioration et de relationnel.
· Faire profiter de sa connaissance de l’écosystème aux mécènes en les redirigeant vers d’autres projets associatifs sans forcément entrer dans une mise en relation directe.
· Mettre en place un « guide des fondations/AAP » dans lequel est consolidé l'ensemble des questions déjà renseignées dans les réponses à des appels à projet en prenant en compte le nombre de caractères dans les réponses : répertorier pour chaque question une réponse courte, une réponse moyenne et une réponse longue. Attention, l’exercice de la contraction de texte est extrêmement chronophage et requiert un ETP dédié à part entière.
· Établir et mettre à jour une liste de prospection / une base CRM claire indiquant le calendrier de différents AAP. A savoir qu’à l’heure actuelle, très peu de ressources facilitant cette compilation existent, hormis le moteur de recherche Appel à projets, le filtre « appel à projets » de Carenews, le site de l’association Yes. En fonction de la taille et des ressources de la structure (RH, temps…), cet exercice est donc très difficile à réaliser d’autant que levée de fonds, fidélisation des partenaires et prospection impliquent souvent plusieur.es salarié.es.
Points d’amélioration côté mécènes
· Rendre l’AAP plus accessible pour les associations candidates, en simplifiant notamment les critères de sélection et le temps de traitement des dossiers. +++
· Adapter les exigences de reporting au montant de la dotation financière. Mesurer l’impact social d’un projet prend (beaucoup) du temps. Il arrive que des soutiens financiers modestes (< à 10 000€) ne servent finalement qu’à principalement financer son reporting... +++
· Étant donné que simplement répondre à l'AAP n’est parfois pas suffisant (cf la 1ère bonne pratique à l’attention des associations), éviter au maximum le sentiment de partialité et autres règles tacites en précisant un maximum le cahier des charges. Par exemple, le soutien aux établissements publics qui est mal vu par une Fondation alors que le cahier des charges de son AAP n’interdit pas leur candidature...
· Faire attention à la redondance de certaines questions, et simplifier le cas échant.
· Condenser un AAP « trop long » ou les informations à renseigner pourraient tenir en quelques pages seulement et non une cinquantaine par exemple.
· Être clair sur le calendrier de l’AAP.
· Donner de la visibilité sur les résultats pour les associations lauréates et non lauréates.
· Raccourcir le délai de réponse, long parfois plusieurs mois, aux associations candidates retenues. Le temps qui passe a une incidence sur l'évolution du projet.
· Laisser place à l’innovation : la faire rentrer dans des cases est actuellement une mission quasi impossible, selon le champ d’action de l’association plus ou moins commun !
· Privilégier les soutiens pluriannuels qui permettent la co-construction d’un partenariat 360, comprenant le mécénat de compétences par exemple, et qui sont plus structurants pour les associations, en particulier lors de leur phase de développement.
· Financer l’évaluation à court et moyen-termes.
· Rendre l'appel à projet plus attrayant avec des illustrations vidéo, des retours d'expériences, des témoignages, des interviews croisées de collaborateur.rices engagé.es et de porteur.euses de projet.
Point d’amélioration à l’attention des associations
· Ne pas développer de nouveaux projets dans le seul but de rentrer dans les cases d’un AAP ou vouloir absolument faire rentrer un projet dans les cases d’un AAP.
Et dans un monde idéal ? Nous vous partageons deux idées que nous avons trouvées particulièrement intéressantes...
2 recommandations pour un futur idéal
· Un « coffre-fort numérique » des associations où serait enregistrés leurs documents administratifs incontournables (RIB, bilan comptable, statuts...) et où il serait à la charge du mécène de télécharger les pièces justificatives de l'association candidate, tenue de maintenir ses documents à jour.
· Une plateforme unique qui ferait le lien entre les enjeux/envies de soutiens financiers des mécènes et les besoins financiers des associations. On y trouverait pour chaque fondation/mécènes, la thématique de son AAP, le calendrier, le montant, les coordonnées d’une personne contact, la notation des mécènes et avis des anciennes associations lauréates, etc. Se poserait également la question de la régulation pour cette sorte de « Yuka » des fondations.
👉 Pour lire la suite, c'est par ici.
👉 Pour lire l'article introductif, c'est par-là.
Autres ressources
- Le filtre des appels à projets de Carenews
- Le site de l'association Yes
- Le moteur de recherche Appel à projets
- 42 propositions pour accélérer l'innovation sociale par Paris&Co et les lauréats de l'Arc de l'innovation, notamment les thématiques sur le financement
Légende :
+++ : points sur lesquels plusieurs participant.es ont particulièrement insisté
* À noter que dans ces trois associations, des postes dédiés à cet exercice existent (directeur.rice ou responsable du développement, pôle mécénat…). N’oublions pas les associations pour lesquelles ce n’est pas le cas.
